En un contexto empresarial complicado y cada vez más competitivo, las empresas necesitan tener una comprensión total de sus objetivos y de los métodos que deben poner en práctica para poder alcanzarlos de forma eficaz. La información, en este sentido, es clave para identificar cómo desarrollar los procesos de gestión. Pero esa información debe ser fiable y debe estar actualizada. Para lograr esto, contar con un cuadro de mando integral (CMI) es, hoy, indispensable.
¿Qué es un cuadro de mando integral o CMI?.
Un Cuadro de Mando Integral (CMI) es una herramienta de gestión empresarial que consiste en un conjunto de indicadores o Kpi’s y métricas que permiten medir la situación, evolución, objetivos y resultados de cualquier empresa, desde una perspectiva estratégica y general. Mediante un cuadro de mando, la empresa puede conocer qué está pasando dentro y fuera de la empresa, evaluar y medir lo que está sucediendo en cada departamento, detectar las posibles amenazas y oportunidades, controlar y supervisar el desempeño de los objetivos planteados, descubrir incidencias y actuar en consecuencia.
En pocas palabras, podemos decir que un cuadro de mando integral (CMI), también conocido como Balanced Scorecard, se trata de una herramienta de gestión empresarial. Su principal objetivo es el de aplicarse para evaluar el crecimiento de una empresa u organización, su rendimiento y los objetivos estratégicos, a fin de poder cumplir metas a largo plazo.
¿Para qué sirve un cuadro de mando integral?.
Las empresas necesitan utilizar un cuadro de mando integral puesto que permiten crear y diseñar diferentes estrategias para lograr determinados objetivos de la empresa. Proporcionan información real de la situación actual de la empresa, lo que permite tener una visión global de lo que está sucediendo y una mayor capacidad de reaccionar y actuar ante posibles problemas.
Gracias a un cuadro de mando integral, nuestra empresa puede obtener los siguientes beneficios:
- Ofrece a las empresas una visión global de la situación actual.
- Informes detallados y precisos de manera periódica sobre diferentes parámetros de la empresa.
- Permite plafinicar estrategias a corto y medio plazo.
- Genera la información necesaria para tomar mejores decisiones y mucho más rápidas.
- Acceso a la información condensada (a través de KPI’s o indicadores) con mayor rapidez y en tiempo real.
- Permite que pueda clasificarse según áreas o departamentos de la empresa.
- Minimiza riesgos.
- Ahorro de tiempo, ya que en el momento de recopilar estadísticas, se tiene toda la información en una única base de datos centralizada, facilitando el control de procesos internos.
- Mejora la comunicación entre departamentos.
- Acceso rápido, inmediato y seguro desde cualquier lugar.
- Flexibilidad y mayor competitividad.
- Alinea los objetivos de cada sector o departamento.
Ejemplos de indicadores de un cuadro de mando:
Con un cuadro de mando, vamos a poder medir numerosas métricas o indicadores, según las necesidades propias de la empresa. Como ejemplo, podríamos mencionar:
- Indicadores económicos: ahorros conseguidos, análisis del gasto, desviación respecto a lo previsto en el plan de compras…
- Indicadores operativos: número de solicitudes, negociaciones, contratos, pedidos, facturas, tiempo de procesos, negociaciones por comprador, desviación respecto plan…
- Indicadores de clientes: para medir la satisfacción del cliente, el posicionamiento que tiene la empresa frente a su competencia, la percepción que posee el cliente de la marca…
- Indicadores para plantilla de trabajadores: medir absentismo, productividad, formación de los empleados de la empresa…
- Indicadores panel de proveedores: situación, calificación, carencias, oportunidades de mejora…
- Indicadores de procesos internos de negocio: medir el aprendizaje y mejora de los procesos ,para evolucionar y perfeccionar y rentabilizar los distintos servicios que ofrece la empresa.
- Indicadores de aprendizaje y crecimiento: procesos de productividad, innovación y calidad dentro de la empresa, repercusión que estos tienen sobre la parte comercial y financiera…
- Indicadores financieros: inversiones realizadas por parte de la empresa, capacidad de generar valor por parte de la empresa…
¿Cómo crear un Cuadro de Mando Integral?.
Una implementación adecuada del Cuadro de Mando Integral (CMI) en una organización, requiere de un análisis del estado actual, del entorno, de lo que se busca y de la capacidad real de la organización, para que el CMI no sea un simple cuadro indicando valores, sino que sea una herramienta para el control de la gestión en una empresa.
Para la implementación del CMI pueden tomarse, como mínimo, las siguientes fases:
1. Análisis de la situación y obtención de información
El primer paso que debemos hacer es realizar un análisis de la situación actual de la empresa, obtener toda la información y datos posibles para saber en qué punto nos encontramos. Debemos valorar dicha situación y reconocer la información con la que vamos a poder contar en cada momento o escenario, tanto la del entorno como la que maneja habitualmente.
2. Análisis de la empresa y determinación de las funciones generales
Esta etapa está relacionada con la anterior, donde tendremos que definir claramente las funciones que componen nuestra empresa de manera que puedan ser estudiadas las necesidades según los niveles de responsabilidad en cada caso y poder sacar conclusiones sobre cuáles son las prioridades informativas que se han de cubrir.
3. Análisis de las necesidades según prioridades y objetivos
El tercer paso o etapa es justamente identificar y definir las necesidades que hay que cubrir según prioridades, además de definir los objetivos para cada perspectiva. Para ello, debemos construir un mapa estratégico que contenga:
- Finanzas: liquidez, flujo de caja, inversiones, financiación.
- Cliente: cuota de mercado, niveles de satisfacción, política de devoluciones.
- Proceso de negocios interno: proveedores, reducción de costes, ciclos de fabricación.
- Aprendizaje y desarrollo: selección de personal, clima laboral, formación.
4. Selección de los indicadores
El cuarto paso consiste en elegir los indicadores y métricas, los cuales han de ser únicamente aquellos según la estrategia y los objetivos. Por lo tanto, hay que evitar la recopilación de datos complejos y que requieren mucho tiempo de análisis.
Lo importante en todo caso, es determinar cuáles son las más importantes en cada situación para que se pueda llevar a cabo un correcto control y un adecuado proceso de toma de decisiones.
5. Crear el cuadro de mando integral (CMI)
En esta sexta etapa es cuando vamos finalmente a crear el cuadro de mando integral en cada área funcional y en cada nivel de responsabilidad, de manera que contenga siempre la información mínima, necesaria y suficiente para poder extraer conclusiones y tomar decisiones acertadas.
6. Seguimiento y monitorización
La implementación o creación del cuadro de mando integral (CMI) no acaba con las acciones que conforman la estrategia, sino que también es crucial llevar a cabo un proceso de seguimiento y monitorización de lo que se ha alcanzado a lo largo de la implementación del Cuadro de Mando Integral. La información plasmada en dicho cuadro de mando será de gran ayuda para la implementación de otros procesos similares o para la actualización del mismo.
En base a nuestra experiencia como expertos en organización de empresas durante más de 20 años, recomendamos siempre utilizar las herramientas adecuadas cuando queremos implementar alguna solución o tecnología. Para este caso en concreto, que es el de crear un cuadro de mando integral, recomendamos herramientas como Power BI.
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