El cierre contable de una Empresa consiste en el proceso de cancelar las cuentas de resultados y trasladar esas cifras a las cuentas de balance. En otras palabras, se trata del cierre y análisis de las cuentas de la Empresa durante un periodo de un año para cuantificar ganancias y pérdidas, y así conocer los resultados de la gestión empresarial.
Por lo general, el ejercicio económico de las Empresas va a la par del calendario, del 1 de enero al 31 de diciembre. Aunque frente al Servicio de Administración Tributaria (SAT) hay que presentar la declaración anual en marzo del año siguiente, la información sobre la que se calculan las obligaciones fiscales se genera durante el cierre contable.
En unos años complejos como han sido 2020 y 2021 debido a la pandemia, es especialmente importante poner atención al realizar el cierre contable. Hacerlo de manera precisa y eficiente permitirá conocer con exactitud las condiciones financieras con que la Empresa enfrentará el año entrante. Esta información es crucial no sólo para facilitar la declaración anual ante el SAT, sino para diseñar una estrategia que permita a la organización atravesar de la mejor manera posible un 2022 lleno de retos y oportunidades.
Tareas.
Este proceso consiste en acciones como:
1.) Cerrar las cuentas de resultado para determinar si hay pérdida o utilidad en el ejercicio.
2.) Elaborar los asientos contables de cierre, cuyo objetivo es cancelar las cuentas de resultado contra las pérdidas y ganancias.
3.) Revisar las cuentas de: ingresos, gastos, costos de venta, costos de producción, activo, pasivo y patrimonio.
4.) Llevar el resultado final de la cancelación de cuentas a la cuenta de patrimonio, que aumentará si el resultado de la cancelación es de utilidad y disminuirá si es de pérdida.
5.) Realizar ajustes y conciliaciones en las cuentas de resultados antes de cancelarlas. Por ejemplo: depreciación o valorización de activos fijos, amortización de activos intangibles y diferidos, provisión de cartera, ajustes en inventarios, conciliación de las cuentas bancarias.
6.) Reclasificar deudas que quedan pendientes de pagar y créditos que quedan pendientes de cobrar en el siguiente ejercicio contable.
Cierre fiscal.
Al terminar el cierre contable, se usa la información de este para llevar a cabo el cierre fiscal, que consiste, por ejemplo, en tener listos los datos para la declaración anual y en calcular el monto del Impuesto Sobre la Renta (ISR) a pagar, si es el caso.
El control es la clave.
Para que hacer el cierre contable no se vuelva una pesadilla, lo mejor es llevar un orden estricto a lo largo del año. Para lograrlo, la mejor opción es automatizar la contabilidad mediante un sistema ERP desde el que se administren a la par los procesos comerciales y contables de la empresa. De este modo, será más fácil organizar la información, analizarla, acceder a ella y hasta reportarla a las autoridades fiscales.
El cierre temprano en un entorno VUCA.
En los últimos años, y más en los últimos trimestres, estamos afrontando un entorno que puede definirse como entorno VUCA. Se llama así por las siglas en inglés procedentes de sus cuatro características principales:
- Volatilidad. Hay muchos cambios, no siempre fáciles de predecir.
- Incertidumbre. No es sencillo plantear escenarios o asignar a cada uno de ellos una probabilidad.
- Complejidad. Cuesta mucho entender las claves principales del entorno.
- Ambigüedad. Podemos malinterpretar las implicaciones de muchos de los hechos que marcan el entorno.
Cerrar el año contable cuanto antes contribuye a dejar tiempo libre para la planificación y el control. No sabemos cuándo será necesario dirigir gran parte de nuestros recursos a replantear los proyectos. Sería muy lamentable no tener el tiempo necesario para aprovechar las oportunidades y mitigar los riesgos que puedan llegar.
La trascendencia mercantil del cierre de año contable.
Igualmente, cerrar pronto nos ayuda a que el calendario contable fluya. En el último ejercicio, hemos visto cómo este retornaba a la normalidad:
- La formulación de las cuentas anuales en los tres primeros meses del ejercicio.
- Auditar dichas cuentas exigirá, al menos, un mes desde que hayan sido entregadas al auditor.
- La legalización de los libros contables se realiza dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre.
- Aprobar las cuentas exige una junta general ordinaria, que se celebrará dentro de los seis meses posteriores al cierre.
- Efectuar el depósito en el Registro Mercantil, dentro del mes siguiente a la aprobación por la junta general ordinaria.
Cuando una empresa cierra a 31 de diciembre, eso marca los siguientes plazos máximos:
- 31 de marzo para la formulación de las cuentas.
- 30 de abril para la legalización de libros.
- 30 de junio para la celebración de la junta general ordinaria y la aprobación de las cuentas.
- Por último, 30 de julio para el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Cuanto antes cerremos, más fluidez daremos al proceso. Podremos celebrar antes la junta, aplicar el resultado, darlo a conocer a los terceros… Es una muestra de buena gestión.
Los beneficios financieros de un cierre de año contable temprano.
Las positivas repercusiones mercantiles de un cierre temprano tienen un reflejo financiero. Por un lado, internamente disponemos lo antes posible de una información clave para tomar decisiones relacionadas con la aplicación del resultado como:
- El reparto de dividendos.
- La dotación de reservas voluntarias.
- Posibles ampliaciones de capital con cargo a los beneficios.
- Dotación de la reserva legal.
- Dotación de reservas especiales.
Por otro lado, esta información sirve para justificar ante los socios tanto los proyectos de inversión como su financiación. Por ejemplo, eso es clave si queremos realizar una ampliación de capital que implique nuevas aportaciones.
Un cierre contable temprano aporta ventajas financieras, especialmente importantes en un entorno VUCA.
Además, externamente, un cierre temprano es valorado por los posibles proveedores de financiación ajena. Para decidir la concesión de crédito, lo primero que necesitan es conocer la información contable actualizada. Cuanto antes dispongan de ella, más sencillo será que nos den una respuesta favorable.
Incluso, cuando pretendemos involucrar a terceros en nuestros proyectos empresariales, también necesitan información contable actualizada. Anticipar el cierre de año contable puede ser la vía para lograr que la colaboración eche a andar lo antes posible.
Por tanto, en un entorno VUCA, el cierre temprano aporta importantes ventajas financieras. Quienes no están implicados en la gestión pueden tener pronto una imagen fiel de la empresa. Aportamos certidumbre y favorecemos una interpretación menos ambigua de la realidad.
La mejora de los procesos de la información contable.
La contabilidad no es (solamente) una obligación legal. Es, además, una necesidad. Una de sus funciones es dar al empresario una visión de la situación económico-financiera de su negocio.
La contabilidad es una de las principales fuentes de información empresarial; cuanto antes esté al día, más útil será en la toma de decisiones.
Un simple vistazo sobre el balance de situación de una contabilidad llevada correctamente y al día permite, aproximarnos a la situación financiero-patrimonial del negocio.
Igualmente, la cuenta de pérdidas y ganancias contribuye a aportar datos esenciales para comprender:
- La magnitud de los ingresos.
- El peso de distintos tipos de gastos.
- El beneficio que se está obteniendo.
- Ratios, márgenes e indicadores de rentabilidad.
La contabilidad es una herramienta fundamental en la toma de decisiones.
La contabilidad da al empresario una visión objetiva de la realidad de la empresa. Va más allá de las sensaciones y de la tesorería disponible, que, con más frecuencia de lo deseable, gobiernan la toma de decisiones.
Disponer cuanto antes de esta información permitirá tomar decisiones acertadas y a tiempo, que pueden ser imprescindibles para motivaciones tan distintas como tomar ventaja frente a la competencia o salvar de la quiebra a un negocio.
Reducción de impuestos.
La mayoría de los contribuyentes cierran su ejercicio fiscal en cuanto a IRPF, IVA o sociedades con el fin del año natural. Y lo reflejado en las cuentas es, en estimación directa, el elemento crucial para calcular las bases imponibles de los diferentes impuestos.
Los ejemplos más claros son los del IRPF y el impuesto sobre sociedades. En los últimos días del año, con el cierre avanzado, podemos planificar acciones para minimizar las cantidades a pagar. Sopesamos los beneficios y costes de cada alternativa de ahorro fiscal con datos contables muy certeros en la mano.
Una vez pasado enero, con todos los modelos tributarios presentados, ya hemos perdido el margen de maniobra. Realizar ajustes burdos es asumir riesgos fiscales innecesarios y que pueden terminar fácilmente en sanciones.
Recordemos, no obstante, que el camino para pagar menos impuestos pasa por una adecuada planificación fiscal continuada en el tiempo. Ese cierre contable y tributario debería ser consecuencia natural y no forzada de lo planificado durante todo el año.
Puntos imprescindibles para un buen cierre contable.
Llegados a este punto, queda clara la idea de la importancia de cerrar bien y cuanto antes nuestra contabilidad. Realizaremos, con ese fin, algunos asientos y acciones:
- Revisar que no haya incoherencias en los saldos. Es decir, si le debemos a un proveedor 2 000 euros, no pueden aparecer 10 000 euros. Para ello, nos será de gran ayuda el balance de comprobación.
- Reclasificar las deudas del largo plazo al corto plazo, así como sus saldos.
- Dotar la variación de existencias.
- Dotar las amortizaciones.
- Valorar si hay que realizar correcciones por deterioro de valor.
- Periodificar ingresos o gastos.
- Dotar las provisiones necesarias.
- Realizaremos el asiento del impuesto de sociedades.
- Nuestra solución de gestión contable realizará el asiento de regularización de ingresos y gastos y de cierre del ejercicio.
¿Qué necesita el contable?.
Para lograr ese cierre de ejercicio, el contable o nuestro despacho de confianza necesita:
- Herramientas que le permitan llevar fácilmente la contabilidad. En definitiva, que sea sencillo disponer la importación de asientos, facturas, extractos bancarios, etcétera.
- La documentación sobre los hechos contables ocurridos, con todas las facturas de diciembre en los primeros días de enero.
- Que los gestores tengan una idea clara de conceptos contables básicos como el resultado, el EBITDA, el fondo de maniobra, etcétera. Permitirá estudiar con ellos las alternativas contables previstas por el PGC (y aceptadas fiscalmente) para lograr lo planteado sin incorrecciones ni riesgos.
- Confianza suficiente entre asesor y cliente. Y, si disponemos de un contable o departamento contable en la empresa, debe tener una relación fluida con el resto de los departamentos.
Documentación, conocimiento, soluciones contables y un buen asesor (o contables en plantilla) son las cuatro columnas sobre las que se sostiene un buen cierre contable.
La importancia del balance de sumas y saldos.
El balance de comprobación o de sumas y saldos forma parte del libro de inventarios y cuentas anuales, en el que debe figurar trimestralmente. Se trata de una herramienta que nos permite visualizar la lista completa de nuestras cuentas junto a sus saldos.
En este punto del ejercicio, es vital emitir un balance de comprobación y ver cuenta a cuenta que todo cuadra. Ahora bien, que las cuentas cuadren no significa que todo se haya hecho correctamente. Por ejemplo, podemos habernos equivocado en alguna factura (de cliente, de fecha, de conceptos, de importe, de IVA, etcétera).
Que el balance de sumas y saldos cuadre es una condición necesaria, aunque no suficiente, para un buen cierre contable.
Además, sin ver el saldo que tenemos en todas y cada una de las partidas, no podremos seguir la lista de acciones a realizar que numeramos anteriormente. Por ejemplo, imaginemos que hemos dotado mal trimestralmente la amortización de nuestros activos. Ahora, lo que necesitemos es ver únicamente cuánto nos falta por dotar en el periodo anual.
En definitiva, tener en cuenta la importancia de llevar la contabilidad al día y así cerrar el año contable de manera temprana conlleva muchas ventajas. Es el primer paso para iniciar bien el nuevo año.
