Desde sus inicios, las empresas han tenido que enfrentar muchos retos para poder competir en el mercado y perdurar en el tiempo. Por esta razón, para que una empresa funcione de manera correcta, sincronizada y con mayor eficiencia, debe hacer uso de metodologías de cara a optimizar sus procesos de negocios, que le permitan obtener la mayor rentabilidad con la mínima carga estructural y organizativa.
La administración de procesos de negocio (BPM) hace referencia a los esfuerzos de una empresa para analizar, acelerar y optimizar procesos, a menudo mediante el uso de la automatización del flujo de trabajo para agilizar los procesos manuales.
¿Qué es BPM (Business Process Management) y cómo puede ayudar en tu empresa?
El BPM es una herramienta que le va a permitir a cualquier empresa obtener una excelente eficiencia en diferentes áreas del negocio, aumentando así la calidad de los productos y servicios ofrecidos a los clientes. Es una metodología que trabaja en conjunto con la tecnología y que permite analizar, gestionar, diseñar y monitorizar los procesos productivos de una empresa.
En la actualidad, esta metodología está siendo muy empleada por las grandes empresas, para de esa forma automatizar, medir y optimizar los diferentes procesos del negocio.
El uso del BPM se traduce en adoptar una serie de acciones y modificaciones del sistema o los proceso que suceden en una empresa determianda.
Por lo tanto, las organizaciones están utilizando un BPM para mejorar la eficiencia, aumentar la productividad, optimizar los procesos, tener menos gastos, incrementar las ganancias y facilitar la toma de decisiones.
No obstante, antes de comenzar a crear una estrategia de BPM, es necesario comprender la importancia de los procesos de negocio eficientes, los distintos tipos de procesos de negocio, de quién son responsabilidad en la empresa y qué problemas puede ayudar a abordar BPM.
Utilización de un BPM en una empresa
Cuando una empresa determina que los objetivos planteados no están cumpliéndose tal y como se espera, como por ejemplo: no alcanzar las ventas planteadas, exceso de costes, falta de liquidez, etc. es el instante correcto para la utilización de la metodología BPM (Business Process Management). Para corregir y mejorar las actividades, productos y servicios de una empresa, se aplicará el BPM, lo cual ayudará a controlar los recursos financieros, humanos y tecnológicos dentro y fuera de la empresa.
Los procesos de negocios gestionados por un BPM, puede ayudar a las diferentes partes de una empresa para que se sincronicen y trabajen juntas de una manera eficiente para alcanzar los objetivos propuestos.
¿Qué es y cuáles son los procesos de negocio?
Un proceso de negocio consiste en una serie de tareas repetibles que se realizan secuencialmente para lograr un objetivo rutinario. Los procesos de negocio pueden tardar minutos o semanas e incluir actividades tan simples como las solicitudes de vacaciones de los empleados o tan complicadas como la logística de la cadena de suministro. Si los procesos son eficientes y efectivos, ayudarán a mejorar la productividad de los empleados, el compromiso del cliente y todas las demás facetas de su negocio. Los procesos ineficientes y disfuncionales crean empleados frustrados, costes innecesarios, clientes insatisfechos y, en última instancia, la pérdida de ingresos.
Los procesos de negocio se pueden dividir en tres categorías principales:
- Procesos operativos: cubren el negocio principal y flujos de valor específicos, como los pedidos de los clientes, la creación de cuentas y la optimización de la fabricación.
- Procesos de administración: incluyen aspectos como el gobierno corporativo, los presupuestos y los flujos de trabajo de recursos humanos.
- Procesos de apoyo: sustentan procesos más amplios en áreas como contabilidad, contratación y soporte técnico.
Al automatizar todos los tipos de procesos de negocio, puede mejorar la eficiencia, reducir los riesgos y mantener su negocio más centrado estratégicamente.
¿Para qué sirve un BPM (Business Process Management) en tu empresa?
Los beneficios de un BPM (Business Process Management) en su empresa en las diferentes áreas, son los siguientes:
Recursos humanos:
- Se automatiza el proceso repetitivo en cuanto a la incorporación de los empleados.
- Los documentos pueden digitalizarse y guardarse en la nube.
- Con el uso del BPM (Business Process Management) se puede generar automáticamente las credenciales de los nuevos trabajadores y otras gestiones que lo ameriten.
- Se puede informar a los diferentes equipos la llegada de nuevos empleados de forma automática.
- Se puede gestionar formaciones, eventos, capacitaciones de los nuevos trabajadores para que se pueda efectuar en el momento oportuno.
Marketing:
- Se puede mejorar la vinculación con los diferentes clientes por medio de los datos y medir cada una de sus acciones para su seguimiento constante.
- La información relacionada con los clientes se puede almacenar en la nube.
- El manejo y gestión de una gran cantidad de clientes se puede efectuar de un modo más fácil.
- La comunicación con los clientes se automatiza por medio del empleo de las redes sociales, del correo electrónico y otros.
- Se puede trabajar en conjunto varias áreas como el marketing y ventas, lográndose excelentes resultados.
- Se puede lograr la personalización con los datos suministrados por el departamento de ventas.
Ventas:
- Al existir un intercambio de información y datos entre las áreas de marketing y ventas, se optimizan las estrategias y acciones de estas áreas, simplificándose las ventas.
- La realización de las facturas se automatiza generando un fácil manejo con los clientes.
- Se intercambia mejor la información y de manera verídica entre los sectores de marketing y ventas.
- Con la automatización de las cotizaciones, el proceso de venta se lleva a cabo de modo más rápido.
- Se elimina el almacenamiento de documentos en papel.
- Con la optimización de procesos de negocio, a través de un BPM, se integran las cuentas por cobrar y se agilizan los procesos.
¿Cómo aplicar un BPM en su empresa?
Para aplicar un BPM en su empresa, debes llevar a cabo una serie de pasos o acciones:
- Se deben identificar todos los procesos que requieren un BPM dentro de la empresa, para luego desarrollar métricas para examinar los procesos actuales y los objetivos de cada uno de ellos y así definir la ruta del proyecto.
- Se tienen que calificar los objetivos de cada proceso y estructurar los procesos, para ello se deben considerar las métricas a establecer.
- Los procesos se deben clasificar en orden de prioridad.
- Se debe elegir un proceso como muestra cuando se intenta automatizar con BPM, este debe ser relativamente sencillo de administrar y de riesgo moderado.
- Se tiene que seleccionar un Software de BPM con cuidado, el cual debe posibilitar la obtención de buenos resultados.
- Se debe diagramar el flujo de trabajo, para que los procesos manuales no se filtren en el sistema.
- Se debe realizar una monitorización constante, para poder realizar los ajustes que sean necesario y expandir la metodología a otros procesos.
Ventajas de optimizar procesos: creando valor con un BPM.
- Mayor productividad. Con procesos más eficientes, puede crear empleados más eficientes y evaluar las métricas de rendimiento mediante un software de análisis del lugar de trabajo.
- Obtener beneficios más rápido. La mejora de los procesos de TI puede afectar a la rapidez con que se desarrollan e implementan las aplicaciones de software en la empresa.
- Calidad mejorada. Además de acelerar el desarrollo, las mejoras en las pruebas pueden resolver rápidamente cualquier problema de rendimiento o seguridad y aumentar la calidad del producto o servicio.
- Mayor satisfacción del cliente. Corregir los procesos de servicio al cliente de la empresa puede ayudar a ganar clientes e impulsar la lealtad.
- Mejores experiencias laborales de los empleados. Los procesos de negocio eficientes son la base de la satisfacción en el lugar de trabajo, mejoran la moral y pueden reducir la rotación.
Desde Lazarus Management le asesoramos y guiamos en la optimización de procesos para hacer su empresa más rentable y darle viabilidad. Consúltenos sin compromiso, estaremos encantados de atenderles.
