Durante las últimas semanas, estamos viendo como grandes empresas y multinacionales están adoptando medidas de prevención y planes de contingencia ante la situación provocada por el Coronavirus, pero ¿cómo deben prepararse las Pymes?.

A continuación, detallamos los principios básicos para elaborar un Plan de Contigencia:

1.- Informarnos muy bien de la situación así como de los planes elaborados por administraciones locales, autonómicas y estatales.

Es de vital importancia que la toma de decisiones en situación de crisis esté basada en una información veraz y lo más completa posible. Debemos informarnos adecuadamente, contrastar la información y leer muy bien la letra pequeña.

Es primordial hacer un seguimiento de la información que ofrecen tanto las organizaciones y administraciones competentes en materia de ayudas, aplazamientos de pagos, subvenciones, ERTES, Concursos de Acreedoes, etc. todas ellas herramientas a nuestra disposición de las cuales debemos conocer a la perfección su funcionamiento de cara a su correcta aplicación en tiempo y forma.

2.- No replicar planes de terceras compañías y adoptar uno propio.

Cada empresa, cada sector de actividad, cada situación geográfica…. cada negocio es un mundo y por tanto, deberá crear su propio plan. No nos vale que “como mi vecino ha hecho un ERTE, yo también lo hago”, ya que puede llevar a toma de decisiones no correctas que pongan en peligro, sin causas objetivas, la continuidad de nuestro negocio.

Es esencial delimitar nuestra situación individual y no dejarse llevar por las actuaciones de terceros o aquellas decisiones que se ponen “de moda” por ser generalizadas.

3.- El bloqueo y la inacción no es una opción.

Es evidente que las situaciones que se dan ante un plan de contingencia evidencian la existencia de crisis y problemas. La naturaleza humana nos predispone para bloquearnos ante el miedo, pero no podemos pensar en la gestión de una situación de crisis paralizados por tanto, la calma es un factor determinante en la gestión, tomar decisiones en frío, ayudarán a la hora de la elaboración de estos planes de contingencia. Sin prisa pero sin pausa, no podemos caer en la inacción.

4.- Planificar y preparar el plan de acción en distintos escenarios.

Tengamos una sensación positiva o negativa, debemos aplicar máxima objetividad en un plan de contingencia. Tendremos que plantear los distintos escenarios que se nos puedan ir dando de cara a tener preparada la maniobra y/o acciones a ejecutar en cada caso.

5.- Ordenar los posibles impactos del plan de contingencia.

Cualquier plan de contingencia debe considerar, como mínimo, los siguientes impactos y qué prevención establecer ante los mismos de forma ordenada.

a) Impacto laboral:

Al tratarse de una crisis de carácter sanitario, lo primero que tenemos que analizar es en el impacto que esta situación puede tener ante nuestros trabajadores. Cómo puede afectarles desde un punto de vista personal, emocional y profesional. No sirve de nada establecer planes de continuidad comercial, financiera o productiva, sin tener en cuenta cómo solucionar los problemas de nuestro factor humano en la empresa. De ahí el gran número de ERTES semanas atrás, la necesidad de abastecimiento de EPIs en las empresas, la actualización de los planes de PRL y demás medidas.

b) Impacto productivo o de continuidad de servicio:

Todo plan de estas características deberá delimitar cuáles son los impactos de producción o continuidad de servicio, en su caso. Cada sector de actividad tendrá sus propios atributos productivos, de distribución o sus medios para ofrecer un servicio. Es necesario estudiar el impacto para posteriormente adoptar medidas concretas.

La capacidad productiva es un problema que muchas veces las Pymes no contemplan. Es decir, la ventaja de adaptarse de forma rápida a las necesidades de crecimiento en épocas de expansión, ahora puede resultar un lastre.

c) Impacto en las ventas:

Esta problemática no afectará por igual a todas las Pymes. Independientemente de que la gestión de personal y el impacto productivo o de continuidad de servicio es común a muchas empresas, el impacto comercial dependerá de los sectores de actividad.

Algunas pueden ver incrementadas sus cifras de negocio a corto plazo, todas aquellas que dependan de la cadena de suministro de alimentación en el sector no HORECA, pueden verse desbordadas en el corto plazo por un incremento de sus ventas, así como otros sectores, pero lo que hoy es expansión mañana puede ser retroceso. A la inversa, muchos sectores se contraerán en el corto plazo, aunque podrán tener una expansión posteriormente pasada la crisis, como puede darse en el sector de la formación.

Hay que ser muy disciplinados en buscar dónde podemos seguir siendo competitivos, habrá sectores de actividad que estarán, literalmente, en un estado de hibernación total, por tanto, o se buscan nuevas oportunidades de negocio o el impacto deberá cuantificarse para tomar medidas drásticas en las Pymes. Es necesario y de vital importancia, la generación de escenarios de forma espacial en este tema, así alcanzaremos la dimensión del impacto y podremos corregirlos en función a cada situación temporal.

d) Impacto Económico-Financiero:

Aun cuando parezca la más preocupante para garantizar un buen plan de contingencia, sin olvidarnos de la obligación y tenerla siempre presente, nuestra situación económico-financiera se verá condicionada por la ejecución de los planes de contingencia en los apartados anteriormente comentados.

No por la gravedad que se supone tienen esas consecuencias económicas debemos priorizar y focalizar todo en ellas. En este camino de sufrimiento económico, si podemos aguantarlo solos, perfecto, pero si vemos que no es así, tendremos que buscar aliados que nos lleven a sobrepasar la crisis económica que a buen seguro se nos avecinará en el corto plazo. Llegados a este extremo, retomamos lo comentado en el punto 1; leer muy bien la letra pequeña de las herramientas a usar (préstamos ICO, ERTES, aplazamientos de pagos, etc…) y planificar adecuadamente su uso.

6.- QUÉ NO DEBEMOS OLVIDAR

a) Las personas, lo primero:

Si nosotros como directivos o empresarios tenemos miedo, ¿qué no deben estar sintiendo nuestros equipos?. Un comportamiento contra instintivo y sobre todo, la transparencia hacia la organización son fundamentales.

Transmitir calma es el principio para que las acciones y los planes se ejecuten de forma adecuada. Tenemos que saber gestionar esta situación. Nunca debemos poner en riesgo la salud de nuestros trabajadores, contemplando aquellas medidas que sean necesarias para salvaguardar su bienestar. Seguir los consejos y recomendaciones de las autoridades sanitarias es una obligación, no es una opción.

b) La revisión diaria de las acciones implantadas y equipos para el seguimiento:

Debemos realizar una revisión diaria de nuestros planes. Aquí será fundamental, que siempre que nos sea posible por el número de personas que componen la empresa, generar un equipo de seguimiento del plan.

Tomar decisiones basadas en una inteligencia colectiva ayudará a que estas sean más sólidas. (Ver artículo sobre Gabinete de Crisis).

En toda crisis existen oportunidades, por tanto, desde un punto de vista económico y empresarial, que esto sea una oportunidad para cambiar formas de gestionar nuestros negocios que nos hagan más eficaces y competitivos.

Fuente: Miguel Ángel Robles – La Neurona

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